Rechnung – Bewirtungsbeleg – Quittung an der Kasse

Rechnung

Viele Kassensysteme können auch direkt Rechnungen für Deine Kunden ausdrucken. Entweder als Bewirtungsbeleg auf Bonpapier mit Feldern zum Ausfüllen von den bewirteten Personen und dem Grund der Bewirtung, oder auf vorgefertigtem Rechnungspapier auf spezielle Kassendrucker, die bereiter als auf die übliche Bonrollen für Kassen drucken können.

Bei der Formvorlage für Deine Rechnung können übrigens die meisten Fehler entstehen. Lass Dich deshalb unbedingt von einem professionellen Kassenhändler das Bonformular so einstellen, dass es die aktuellen Anforderungen des Finanzamtes erfüllen.

Im schlimmsten Fall kann es passieren, dass Dein Kunde oder Gast wieder zu Dir kommt und die Rechnung erneut anfordert, da sein Steuerberater das reklamiert, da die Steuernummer fehlt oder die Rechnungsnummer usw…

Was auch wichtig für Dich ist, manchmal darfst Du gar keine Rechnung ausstellen, sondern nur einen Kassenbon oder Quittung. Zum Beispiel beim Verkauf von Gutscheinen. Ein Gutschein ist kein Umsatz für Dich, sondern nur ein Tausch eines anderen Zahlungsmittels. Du darfst also einen Gutscheinverkauf nicht als Rechnung verbuchen, sondern nur mit einer Quittung bestätigen, dass Du das Geld bekommen hast. Erst wenn dann später der Gutschein eingelöst wird, (was oftmals gar nicht passiert), musst Du das als Umsatz, bzw. Rechnung dafür ausgeben und verbuchen.

Was auch nicht geht, sind handgeschriebene Bewirtungsbelege für Deinen Gast. Dies ist zwar nicht explizit verboten, aber Du machst Deinem Gast keine Freude damit, da er den Beleg nicht bei der Steuer absetzen kann. Hier verliert Dein Gast den Vorsteuerabzug oder teilweise sogar den ganzen Beleg beim Finanzamt. Bewirtungsbelege müssen immer maschinell erstellt sein.

Übrigens muss ab 150,- Euro Umsatz sogar der Name und Anschrift des Gastes auf dem Bewirtungsbeleg mit ausgedruckt werden (neben Deiner Steuer- und Rechnungsnummer). Deine Kasse muss also auch den Namen des Gastes eintragen können.

Quelle Vectron: Bonformular an Deiner Kasse

Quelle Vectron: Bonformular an Deiner Kasse

Umbuchen von einem Tisch auf anderen – Tischwechsel

Umbuchen

Umbuchen ist meistens die gleiche Funktion wie beim Tisch-Wechsel. Diese Funktion findest Du öfters bei Gastronomie Kassensystemen.

Diese Funktion ist recht praktisch, wenn sich ein Gast von einem Tisch auf einen anderen Tisch umsetzt und Du dann die Umsätze vom Gast auf den anderen Tisch umbuchen kannst.

Der Umsatz auf dem alten Tisch wird gelöscht, auf dem neuen Tisch der Umsatz übernommen.

Tischplan hilft beim Umbuchen an Kassensystemen

Tischplan hilft beim Umbuchen an Kassensystemen

 

Eine verwandte Anwendung vom Tisch umbuchen, ist einen Tisch übernehmen oder separieren. Die Tischübernahme hilft beim Schichtwechsel, wenn Deine Gäste länger bleiben, aber der Kellner schon Schichtende hat. Dann kann der Umsatz der bisher aufgelaufen ist auf den Kellner mit dem X-Bericht ausgewertet und abgerechnet werden. Der Tisch bleibt aber noch offen und der nächste Schicht-Kellner rechnet dann den Gast endgültig ab.

Bei der Separieren-Funktion an Deiner Gastrokasse kannst Du einzelne Umsätze auf bestimmte Gäste abrechnen. Ideal, wenn auf dem Tisch nicht einer für alle zahlt, sondern verschiedene Gäste verschiedene Speisen und Getränke übernehmen. Zum Beispiel zwei Paare und ein einzelner Gast sitzen zu fünft auf dem Tisch und die Paare wollen getrennt zahlen, als auch der einzelne Gast.

Hier hilft die Separieren-Funktion an der Profi-Gastrokasse, die Umsätze den Gästen zuzuordnen und einzeln abzurechnen. Wenn Du dann noch eine Fernsteuerung für die Kasse wie den Orderman oder ein Funkboniersystem hast, so kannst Du das separieren oftmals direkt am Tisch beim Gast erledigen. Ein anderer Begriff für diese Funktion heißt auch Tisch-Split.

Der X-Bericht für Zwischenberichte am Tag an Deiner Kasse!

X-Bericht

Wie der Name sagt, kannst Du den X-Bericht x-beliebig am Tag an Deinem Kassensystem anzeigen oder ausgedrucken lassen. der X-Bericht an Deiner Kasse ist sozusagen ein Zwischenbericht.

Das ist zum Beispiel ideal wenn z.B. Schichtwechsel ist, aber die Kasse noch weiter benutzt wird, um die einzelnen Kassenmitarbeiter abzurechnen.

Im Gegensatz zum Z-Bericht, bei dem der Tageszähler zurückgestellt wird, hat der X-Bericht keinen Einfluß auf den Speicher. Dient Dir also nur als Information, wie viel Artikel gerade schon verkauft wurden, oder wie viele Umsatz bisher in den letzten Stunden gemacht worden ist.

Muster eines X-Berichtes an einer CASIO Registrierkasse

Muster eines X-Berichtes an einer CASIO Registrierkasse

Als nächstes solltest Du Dir den Z-Bericht anschauen. Infos zum Z-Bericht findest Du hier:

Leasen, mieten oder kaufen von Gastro-Kassen

Ein wichtiges Thema für Dich ist natürlich auch die Finanzierung Deiner neuen Gastro-Kasse.

Wenn Du Gründer bist und zum ersten Mal eine Kasse kaufst, kann es sein, dass Du zum Beispiel keinen Leasingvertrag bekommst, da es ja noch keine Infos über Deine neue Firma in den Auskunfteien gibt.

Kleiner Tipp an dieser Stelle: Wenn Du mal einen Fragebogen von Creditreform, Bürgel oder anderer Auskunftei bekommst – wirf das nicht weg, sondern füll das wirklich aus. Auch wenn es lästig ist, es hilft Dir bei Deinem Geschäft, wenn Du hier möglichst ehrliche Antworten zurückschickst.

Du baust Dir damit einen Rating bei den Auskunfteien aufzubauen, die sowieso auch die Infos von den Mobilfunkprovidern oder Online-Versendern über Dich automatisch erhalten. Achte auch darauf, dass vor allem keine Mobilfunkrechnung unbezahlt bleibt. Hier kann es tatsächlich schnell zu einer Rückmeldung bei der Schufa kommen und Dir dann sogar Dein Girokonto gekündigt werden, wenn Du hier wegen eine so dummen Kleinigkeit absichtlich eine Rechnung nicht bezahlst. Zudem bekommst Du damit automatisch ein schlechtere Bewertung in den Auskunfteien und Du wunderst Dich dann, wenn auf einmal bei einer Kreditanfrage Du mehr bezahlen musst, oder gar keinen Kredit bekommst, obwohl eigentlich alles in Ordnung wäre, wenn nur nicht die dumme Rechnung gewesen wäre.

Übersicht über die wichtigsten Finanzierungsformen beim Kauf von Registrierkassen für die Gastronomie:

  • Am häufigsten wird immer noch gekauft
  • Dann gefolgt von Leasing
  • oder gemietet. Viele Kassenhändler bieten hier extra für Neugründungen Mietkassen an, die z.B. monatlich einen Code anfordern, damit die Miete auch wirklich bezahlt wird – was auch fair ist, schließlich müssen diese mit mehreren tausend Euro oft in Vorleistung gehen.

Was ist aber nun besser für Dich? – Sollst Du ein Kassensystem kaufen, leasen oder mieten?

Gastrokasse kaufen: An dieser Stelle gesagt. Exakt kann es eigentlich immer nur Dein Steuerberater sagen, da dieser Deine Finanzen am besten kennt. Dennoch solltest Du folgendes bedenken. Beim Kauf schwächst Du automatisch Dein Eigenkapital, je nach Modell und Ausstattung der Kasse um bis zu einige tausend Euro.

Kasse leasen:
Wenn Du ausreichend Bonität bei den Leasingfirmen als Gastronom bekommen hast, dann kannst Du Deine Restaurantkasse natürlich auch leasen. Hier bezahlst Du zwar ein paar Prozent Zinsen über die Laufzeit und hast evtl. noch eine Restzahlung zu leisten, dafür sind es aber über 3,4 oder 5 Jahre niedrige monatliche Raten, die Du direkt als Betriebsausgabe absetzen kannst.

Mietkasse:
Wenn Du eine tolle Geschäftsidee hast, aber nicht genügend Geld um eine Profi-Gastronomie Kasse kaufen zu können und als Neuling auch kein Leasing bekommst, dann bleibt oftmals noch die Mietkasse. Kassen mieten bieten viele Kassenhändler an. Auch oftmals nur einige Monate oder auch für Veranstaltungen, wie das Oktoberfest in München. Damit der Kassenhändler nicht auf seine Kosten hocken bleibt, wenn er Dir eine Kasse als Gastronomie-Einsteiger vermietet, gibt es bei einigen Kassenmodellen einen Monatscode, der dann nach 4 Wochen einfach erneuert werden muss. Ist die Miete bezahlt, so bekommst Du einfach wieder einen neuen Code telefonisch oder per E-Mail mitgeteilt.