Leasen, mieten oder kaufen von Gastro-Kassen

Ein wichtiges Thema für Dich ist natürlich auch die Finanzierung Deiner neuen Gastro-Kasse.

Wenn Du Gründer bist und zum ersten Mal eine Kasse kaufst, kann es sein, dass Du zum Beispiel keinen Leasingvertrag bekommst, da es ja noch keine Infos über Deine neue Firma in den Auskunfteien gibt.

Kleiner Tipp an dieser Stelle: Wenn Du mal einen Fragebogen von Creditreform, Bürgel oder anderer Auskunftei bekommst – wirf das nicht weg, sondern füll das wirklich aus. Auch wenn es lästig ist, es hilft Dir bei Deinem Geschäft, wenn Du hier möglichst ehrliche Antworten zurückschickst.

Du baust Dir damit einen Rating bei den Auskunfteien aufzubauen, die sowieso auch die Infos von den Mobilfunkprovidern oder Online-Versendern über Dich automatisch erhalten. Achte auch darauf, dass vor allem keine Mobilfunkrechnung unbezahlt bleibt. Hier kann es tatsächlich schnell zu einer Rückmeldung bei der Schufa kommen und Dir dann sogar Dein Girokonto gekündigt werden, wenn Du hier wegen eine so dummen Kleinigkeit absichtlich eine Rechnung nicht bezahlst. Zudem bekommst Du damit automatisch ein schlechtere Bewertung in den Auskunfteien und Du wunderst Dich dann, wenn auf einmal bei einer Kreditanfrage Du mehr bezahlen musst, oder gar keinen Kredit bekommst, obwohl eigentlich alles in Ordnung wäre, wenn nur nicht die dumme Rechnung gewesen wäre.

Übersicht über die wichtigsten Finanzierungsformen beim Kauf von Registrierkassen für die Gastronomie:

  • Am häufigsten wird immer noch gekauft
  • Dann gefolgt von Leasing
  • oder gemietet. Viele Kassenhändler bieten hier extra für Neugründungen Mietkassen an, die z.B. monatlich einen Code anfordern, damit die Miete auch wirklich bezahlt wird – was auch fair ist, schließlich müssen diese mit mehreren tausend Euro oft in Vorleistung gehen.

Was ist aber nun besser für Dich? – Sollst Du ein Kassensystem kaufen, leasen oder mieten?

Gastrokasse kaufen: An dieser Stelle gesagt. Exakt kann es eigentlich immer nur Dein Steuerberater sagen, da dieser Deine Finanzen am besten kennt. Dennoch solltest Du folgendes bedenken. Beim Kauf schwächst Du automatisch Dein Eigenkapital, je nach Modell und Ausstattung der Kasse um bis zu einige tausend Euro.

Kasse leasen:
Wenn Du ausreichend Bonität bei den Leasingfirmen als Gastronom bekommen hast, dann kannst Du Deine Restaurantkasse natürlich auch leasen. Hier bezahlst Du zwar ein paar Prozent Zinsen über die Laufzeit und hast evtl. noch eine Restzahlung zu leisten, dafür sind es aber über 3,4 oder 5 Jahre niedrige monatliche Raten, die Du direkt als Betriebsausgabe absetzen kannst.

Mietkasse:
Wenn Du eine tolle Geschäftsidee hast, aber nicht genügend Geld um eine Profi-Gastronomie Kasse kaufen zu können und als Neuling auch kein Leasing bekommst, dann bleibt oftmals noch die Mietkasse. Kassen mieten bieten viele Kassenhändler an. Auch oftmals nur einige Monate oder auch für Veranstaltungen, wie das Oktoberfest in München. Damit der Kassenhändler nicht auf seine Kosten hocken bleibt, wenn er Dir eine Kasse als Gastronomie-Einsteiger vermietet, gibt es bei einigen Kassenmodellen einen Monatscode, der dann nach 4 Wochen einfach erneuert werden muss. Ist die Miete bezahlt, so bekommst Du einfach wieder einen neuen Code telefonisch oder per E-Mail mitgeteilt.

Zusätzliche Gastronomie Kassen-Funktionen

Jetzt hast Du ja schon einige Funktionen an der Gastronomie Kasse kennen gelernt. Dennoch gibt es noch zahlreiche zusätzliche Sonderfunktionen an der Registrierkasse für Dein Restaurant, Café, Lokal, Wirtschaft, Eisverkauf oder Imbiss, das auch für Dich Sinn machen kann.

Zusätzliche Gastronomie-Kassenfunktionen, die hilfreich sein können:

  • Auswertung nach Renner- und Pennerlisten
  • Anschluss von computergesteuerte Schankanlagen im Debit/Kredit-Modus
  • Anschluss an Kaffeemaschinen im Debit/Kredit-Modus
  • Vernetzung der Gastronomie-Kassen, wenn an mehreren Kassen gleichzeitig eingegeben werden soll und an einer beliebigen Kasse der Bon fertig gestellt wird (z.B. beim Imbiss zuerst Getränke tippen und beim zweiten Kassenplatz die warme Brotzeit)
  • Zeiterfassung der Kassierer mit automatischer An- und Abmeldung, sowie Pausenfunktionen als Stempeluhr
  • Kundenkartensystem mit PrePaid Funktion oder Gutschein-Stempel Funktion
  • Allergene als Bon ausdrucken oder am Kundendisplay anzeigen lassen
  • Speisekarten elektronisch verwalten und erstellen (WLAN-Speisekarte)
  • Verwalten und Aufrufen von Gäste-Pagern für die Gastronomie im Bereich Selbstbedienung

Kassentricks erkennen an der Gastronomie Kasse

Die Registrierkasse wurden im Jahr 1879 in USA von James Ritty in Ohio, Dayton erfunden. Ritty war ein Lokalbesitzer, der eine Kassen-Geld-Schublade mit Klingel erfunden. Damals auch schon um den Diebstahl von Geld durch das Personal zu verhindern.

Auch heute gibt es immer wieder Kassierer und Kellner, die versuchen unehrlich zu arbeiten und in die eigene Tasche wirtschaften. Dabei geht es nicht um den berühmten Pfandbon der Kassiererin Emily aus Berlin, sondern meistens um einige hundert bis tausende Euros, die bei vielen Gastronomen in den Taschen der Kassierer und Kellner landet, statt beim Inhaber.

In extremen Fällen konnten schon Schäden bis zu 150.000 Euro in Café Betrieben oder Einzelschäden von bis zu 25.000  Euro monatlich bei einer einzelnen Kassierern in einem Biergarten aufgedeckt werden. Am häufigsten findet man die Beträge bis zu 50-100 Euro am Tag, die nicht an der Kasse getippt werden und als „Überschuß“ oder „Trinkgeld“ gerne deklariert werden. Monatlich schnell mal 3000,- Euro Steuerfrei und Schwarz in der Kasse vom Kellner.

Spätestens mit dem Stichtag 1.1.2017 ist der Gastronom, bzw. Registrierkassenbesitzer nun in solchen Fällen doppelt bestraft. Durch die verpflichtende Fisikalschnittstelle hat nun das Finanzamt, bzw. dessen Steuerprüfer die Möglichkeit, direkt mit einer Prüf-Software auf die Fiskaldaten der Gastronomie Kasse zuzugreifen. Hat dann das Lokal nicht aufgepasst und wurden vom Kellner betrogen, so fehlt zum einen das Geld in der Kasse, zum anderen merkt die intelligente IDEA Prüfsoftware der Steuerprüfer schnell, dass die Umsätze nicht zur Kasse passen. ==> spätestens jetzt droht eine Steuerschätzung, da dem Steuerprüfer das ziemlich gleichgültig ist, wer die falschen Umsätze an der Kasse verursacht hat. Und sicher kennt Ihr auch nur wenige, bei denen die Steuerprüfung zu Gunsten des Prüflings ausgefallen ist – wir kennen hier tatsächlich gar keine in diesem Zusammenhang…

Um sich als Gastronom, Restaurantbesitzer, Kiosk- oder Imbissbetreiber vor diebischen Mitarbeitern zu wehren,  gibt es verschiedene technische Hilfsmittel. Zum einen kann eine bessere, professionelle Gastronomie-Kasse schon sehr helfen, dass nicht ohne weiteres Kassentricks angewandt werden können, zum anderen gibt es praktische Produkte im Markt, die alle Kassiervorgänge z.B. mit Einblendung der Bon-Daten im Videobild dokumentieren. Auch eine neue Betrugserkennungs-Software gibt es im Markt, die auf die typischen Kassentricks reagiert und über ein Ampelsystem Alarm schlägt, wenn sich solche Kassiervorgänge auf einmal häufen.

Ein häufiger Trick sind z.B. Zwischensummen-Spiele von Kassierern beim Imbiss-Verkauf oder im Biergarten. Im normalen Café-Bereich wird oft „vergessen“ an der Kasse zu tippen, im Restaurant-Betrieb werden öfters Tische umgebucht oder Tisch-Wechsel-Spiele betrieben. Zusätzlich werden gerne mal hochwertige Weine zu Weihnachten und Silvester oder Steaks und Fleisch aus der Kühlung im Sommer während der Grill-Saison mitgenommen. Man hat halt wieder mal vergessen Bescheid zu sagen oder den „Mitarbeiter-Einkauf“ über 5 kg Fleisch an der Kasse als solches zu tippen.

Es ist immer wieder erstaunlich, wie „kreativ“ Kassierer und Kellner werden, wie man optimal die Kasse betrügt, ohne, dass es gleich auffällt. Gott-sei-Dank gibt es aber mittlerweile immer bessere Lösungen gegen solche Betrugsfälle an der Registrierkasse. Leider spielt aber manchmal der Datenschutz dagegen. In Hessen gibt es hier ein Paradoxon. Der hessische Datenschutzbeauftragte verbietet dort im speziellen Kamerasysteme an der Kasse, bei der der Mitarbeiter zu sehen ist – gleichzeitig fordert der hessische Finanzminister mehr Kontrolle bei Kassensystemen, da so viel betrogen wird. – Nur sind es sehr häufig nicht die Chef’s, die hier betrügen, sondern sehr häufig die Opfer, die betrogen worden sind und nun vom Finanzamt dann doppelt betraft werden (was eigentlich eine große Ungerechtigkeit ist).

Damit der Datenschutz gewahrt bleibt, gibt es mittlerweile Kamerasysteme mit Aufzeichnung für Registrierkassen, die komplett nach Datenschutz arbeiten, da sämtliche Personen verpixelt werden und die Handlung selbst aber unverpixelt bleibt. Erst bei einer Straftat, kann dann das Videoüberwachungsaufzeichnung unter einem 4-Augen-Prinzip entpixelt werden.

Gastrokassen – Die wichtigsten Funktionen

Bei Deiner Auswahl von Gastrokassen, solltest Du Die wichtigsten Funktionen unbedingt beachten, die Du beim täglichen Arbeiten in Deinem Café, Restaurant, Bar oder Pizzeria etc. brauchen kannst.

Zu den wichtigsten Gastronomie-Kassenfunktionen bei Registrierkassen gehören:

  • Artikelgenaues Buchen an der Kasse
  • Buchungen auf den Tisch
  • Tisch teilen Funktion (Tisch-Split), wenn verschiedene Gäste am gleichen Tisch sitzen, die nicht zusammen bezahlen
  • Tisch umbuchen, wenn sich ein Gast auf einen anderen Tisch sitzt und z.B. noch bleibt, während andere Gäste am gleichen Tisch schon gegangen sind
  • Bewirtungsbeleg erstellen (ab 150,- Euro Umsatz mit Eingabemöglichkeit des Gast-Namens in die Gastro-Kasse)
  • Anschluss von mehreren Bon-Druckern an der Kasse, damit eine Bestellung automatisch an der Theke (Getränke) und z.B. in der Küche (Essen) gedruckt wird
  • Fernsteuerung der Gastrokassen über mobile Geräte wie Tablets, Smartphones oder Handhelds (Orderman ist hier Marktführer)
  • Anschluss an Kontrollsystemen, wie KassenVideo, Automatische Kassentrick-Erkennungssystemen (Cash-ALARM)
  • Anschluss von Geldschubladen bei Imbiss-Betrieb
  • Kellner-Schlüsselsystem, damit jeder Kellner sich persönlich an der Kasse an- und abmeldet

Zusätzliche Gastronomie-Kassenfunktionen, die hilfreich sein können:

  • Auswertung nach Renner- und Pennerlisten
  • Anschluss von computergesteuerte Schankanlagen im Debit/Kredit-Modus
  • Anschluss an Kaffeemaschinen im Debit/Kredit-Modus
  • Vernetzung der Gastronomie-Kassen, wenn an mehreren Kassen gleichzeitig eingegeben werden soll und an einer beliebigen Kasse der Bon fertig gestellt wird (z.B. beim Imbiss zuerst Getränke tippen und beim zweiten Kassenplatz die warme Brotzeit)
  • Zeiterfassung der Kassierer mit automatischer An- und Abmeldung, sowie Pausenfunktionen als Stempeluhr

Grundsätzliches zur Auswahl von Gastro-Kassen

Warum gibt es Registrierkassen für die Gastronomie für wenige hundert Euro, aber auch für einige tausend Euro? – Wo liegt der Unterschied? – Warum sollte ich nicht einfach eine einfache Billigkasse kaufen, sondern so eine für mehrere tausend Euro?

Viele Fragen, die gleich am Anfang auftauchen, aber Dir helfen sollen, die richtige Kasse zu finden, die Deine Arbeit im Restaurant, Café, Hotel, Pension, Biergarten, Pizzeria oder Imbiss wesentlich erleichtert, sicher bei Steuerprüfungen  ist (Fiskalschnittstelle), leicht zu bedienen ist, Schnittstellen zu Kontrollsystemen hat, sowie die Kaffeemaschine oder Schankanlage angeschlossen werden könnte.

Desweiteren gibt es seit ein paar Jahren auch iPad bzw. Tablet Kassen von diversen Herstellern, bei denen es vor allem darauf ankommt, dass diese auch offline arbeiten können sollten. (Wäre grob fahrlässig, wenn die Kasse nicht abgerechnet werden kann, nur weil das Internet oder die Cloud nicht erreichbar ist. Hier gab es schon mal 2015 und 2016 bei einem Hersteller gewaltige Probleme, als über 6000 Gastronomen an einem Freitag Abend die Kassen nicht mehr abrechnen konnten und die Umsätze weg waren… Worst-Case…).

Damit Dir das nicht passiert, helfen Dir dieses Portal zum Thema Kassenberatung, die passende Registrierkasse für Dich auszuwählen. Schließlich kaufst Du ja eine Kasse nicht jede Woche. Kassensysteme sollten eben doch ein paar Jahre aushalten und da ist die vernünftige Auswahl mit Hilfe von Kassenspezialisten natürlich ideal.

Diese Seite Kassenberatung.org hilft Dir hier extrem weiter, Dich besser zurecht zu finden und wichtige Auswahlkriterien und Funktionen kennen zu lernen, an die Du vielleicht gar nicht gedacht hattest.

Und so findest Du Deine passende Kasse für Dein Gastronomie Projekt.

  • Lies Dir am besten alle Unterpunkte bei den Gastrokassen durch. Dies hilft Dir die verschiedenen wichtigsten Funktionen kennen zu lernen. Vor allem bei Neugründungen denkt man oft gar nicht an verschiedene Gastro-Funktionen und Du ärgerst Dich dann wegen der Fehlinvestition
  • Füll den Fragebogen aus, nachdem Du alle Gastro-Kassenfunktionen durchgelesen hast. Viele Fragen sind auch so gestellt, damit diese selbsterklärend sind.
  • Auf Basis Deines ausgefüllten Fragebogens, wählen wir nun passende Experten für Dich aus, die genau solche Systeme liefern können, die auf Dein Fragebogen Profil passen – Fast schon so ähnlich wie bei der Suche nach einer Partner/in für’s Leben….
  • Warte ein paar Tage ab, bis die ersten Kontakte auf Dich zukommen, die Deine Anforderungen gelesen und passende Angebote ausgearbeitet haben. So sparst Du enorm viel Zeit in der oftmals wochenlangen Suche nach dem passenden Kassensystem.