Angebote für Kassen einholen – lass Dir von uns helfen.

Angebot

Um eine Kasse zu kaufen, gehst Du nicht in den nächsten Supermarkt (auch wenn da immer Kassen rumstehen), sondern Du bekommst meistens ein Angebot von einem professionellen Kassenhändler.

Dabei geht es meistens um drei Teile im Angebot:

  1. Zum einen das Angebot für die Kassen-Hardware (also die eigentliche Kasse) mit Drucker, evtl. Kassenschublade,
  2. dann oftmals eine getrennte Kassen-Software (die dann auf die Kassen-Hardware installiert wird)
  3. und der Installation und Einrichtung der Kasse.

Lass Dir hier unbedingt beim Einrichten der Kasse helfen, da kann vieles falsch gemacht werden. Die Profis bei der Kassenhändlern machen das seit Jahren mit viel Erfahrung und wissen hier genau, was Du brauchst).

Auf den Seiten von Kassenberatung.org findest Du viele Infos zur Auswahl von Kassensystemen. Wenn Du alle Infos gefunden hast, Die für Dich wichtig sind, dann fülle zum Schluss noch den Fragebogen für Bäcker oder Gastronomen aus.

Die Fragebogen sind thematisch aufgebaut und Du brauchst gerade mal 20 Minuten um diese auszufüllen. Damit kannst Du aber einfach viele Stunden sparen und wir machen die Vorarbeit für Dich um den passenden Kassenhändler für Dich zu finden.

Quelle Casio: Handelskasse

Quelle Casio: Handelskasse

Allergene – ein Muss an Infos seit Dezember 2015 für Kassensysteme

Allergene

Seit Dezember 2015 musst Du alle Allergene aus den 14 Allergengruppen in Deinem Geschäft kennzeichnen.

Praktisch ist es, wenn gleich an Deiner Kasse ein Allergenfilter eingebaut ist, sowie der Kunde/Gast einen Bonausdruck aus Deiner Kasse über die Zutaten auf Wunsch bekommen kann, oder am Kundendisplay ausgegeben wird.

So gibt es keine Überraschungen, wenn mal ein Kontrolleur bei Dir vorbeikommt und einen Testeinkauf macht.

Du musst Angaben über die Inhaltsstoffe aus diesen folgenden Allergengruppen machen:

  1. Glutenhaltiges Getreide, wie Weizen, Roggen, Gerste, Hafer, Dinkel,
  2. Krebstiere und daraus gewonnene Erzeugnisse;
  3. Eier und daraus gewonnene Erzeugnisse;
  4. Fische und daraus gewonnene Erzeugnisse,
  5. Erdnüsse und daraus gewonnene Erzeugnisse;
  6. Sojabohnen und daraus gewonnene Erzeugnisse,
  7. Milch und daraus gewonnene Erzeugnisse
  8. Schalenfrüchte, wie Mandeln, Haselnüsse, Walnüsse
  9. Sellerie und daraus gewonnene Erzeugnisse;
  10. Senf und daraus gewonnene Erzeugnisse;
  11. Sesamsamen und daraus gewonnene Erzeugnisse;
  12. Schwefeldioxid und Sulphite
  13. Lupinen und daraus gewonnene Erzeugnisse
  14. Weichtiere und daraus gewonnene Erzeugnisse.

Du darfst auch Abkürzungen bei der Artikelbeschreibung und an Deiner Speisekarte oder Artikelliste verwenden. Die offiziellen Abkürzungen sind:

  1. Für glutenhaltiges Getreide
  2. für Krebstiere- und -erzeugnisse
  3. für Eier und daraus gewonnene Erzeugnisse
  4. für Fisch- und Fischerzeugnisse (außer Fischgelatine)
  5. für Erdnüsse und –erzeugnisse
  6. für Soja (-bohnen) und –erzeugnisse
  7. für Milch und Milcherzeugnisse (inklusive Laktose)
  8. für Schalenfrüchte und daraus gewonnene Erzeugnisse
  9. – nicht verwendet
  10. – nicht verwendet
  11. – nicht verwendet
  12. für Sellerie und –erzeugnisse
  13. für Senf- und Senferzeugnisse
  14. für Sesam-Samen und –erzeugnisse
  15. für Schwefeldioxid und –erzeugnisse
  16. für Lupinen und daraus hergestellte Produkte
  17. – nicht verwendet
  18. für Weichtiere wie Schnecken, Muscheln, Tintenfische und daraus hergestellte Erzeugnisse
Allergenfilter-an-Kassensystemen-Pios-Kasse

Allergenfilter-an-Kassensystemen-Pios-Kasse

Bäcker-Kasse – Wie Du ein Kassensystem für Deine Bäckerei findest.

Bäcker-Kasse

Das Kassen für Bäcker, Gastronomie oder Einzelhandel komplett unterschiedlich sein können, zeigt die Vielfältigkeit von Kassensystemen.

Speziell bei einem Kassensystem für Bäcker kommt es darauf an, dass oftmals mehrere Benutzer gleichzeitig Kunden an der Bäcker-Kasse bedienen, Lieferscheine für Großkunden ausdrucken oder Daten auch in die Software für die Produktion übermittelt werden können.

Hast Du als Bäcker mehrere Filialen, dann sollte die Bäckerkasse auch Bestellungen an der Kasse von Deinen Mitarbeitern in die Zentrale senden können. Ein weiterer wichtiger Punkt ist auch die Zeiterfassung Deiner Bäckerei-Mitarbeiter.

Viele professionelle Bäckereikassen können hier gleich die Stempeluhr in der Kasse abbilden und übertragen die Zeiten in die Zentrale bei der täglichen Abrechnung oder in Echtzeit.

Die Anforderungen für Bäckerkassen sind recht vielseitig. Am besten verwendest Du unseren Fragebogen und nimmst Dir 20 Minuten Zeit um die wichtigsten Funktionen abzufragen. Auf Basis des Fragebogens können wir Dir einen passenden Kassenhändler finden, der sich auf Deine Wünsche spezialisiert hat und ein Profi für Bäckerkassen ist.

Hier kommst Du zum Fragebogen für Dich als Bäcker um die optimale Kasse für Deine Bäckerei zu finden.

Moderne Bäcker haben auch moderne Kassensysteme!

Moderne Bäcker haben auch moderne Kassensysteme!

 

Barcode-Scanner – wichtig bei Handelswaren am Kassensystem

Barcode-Scanner

Wenn Du auch Handelsware oder eigene Produkte anbietest, die einen Barcode aufgedruckt haben, so hilft Dir ein Barcode-Scanner diesen Strichcode (z.B. EAN13) einzuscannen und musst diesen nicht selbst tippen. Meistens ist dies ein kleiner Handscanner oder Tischscanner, den Du neben Deinem Kassensystem anbringst.

Unter dem Thema EAN-Code und Barcode findest Du hier weitere Infos zu den Barcode-Scannern.  http://www.kassenberatung.org/beratung-fuer-kassensysteme/begriffe-rund-um-kassensysteme-erklaert/ean-plu-was-das-mit-deinem-kassensystem-zu-tun-hat/

Mobiler Barcode Scanner mit Funkübertragung

Mobiler Barcode Scanner mit Funkübertragung

Barcode-Standscanner-von-Honeywell

Barcode-Standscanner-von-Honeywell

Bargeld – Freiheit an der Kasse beim Bezahlen.

Bargeld

Fluch und Segen zugleich. Bargeld bedeutet einerseits viel Arbeit und die Gefahr der Unterschlagungen oder des Diebstahls, gleichzeitig aber auch Freiheit, da Bargeld im Gegensatz zu elektronischen Zahlungen nicht von den Behörden verfolgt werden kann.

Deine meisten Gäste und Kunden lieben nach wie vor Bargeld.

Eine neue Untersuchung von 2016 durch das EHI-Institut in Köln zeigt sogar, dass die Zahlung mit Bargeld nur im Schnitt 15-25 Sekunden dauert, mit EC-Karte jedoch 30-45 Sekunden. Also mehr als doppelt so lange dauert es also mit Kartenzahlung.

Vor allem bei Warteschlangen am Imbiss ein deutliches Argument für Bargeld. Auch möchte nicht jeder Gast in der Bar oder Nachtclub, dass die Zahlungen in der Kreditkartenabrechnung auftauchen und nehmen lieber Bargeld.

Um Bargeld sinnvoll zu verwalten, solltest Du Dir eine vernünftige Kassenschublade beschaffen. Hier findest Du Infos dazu.

Bargeld Specimen Bundesbank

Bargeld Specimen Bundesbank

Bondrucker – ein wichtiger Bestandteil für Dein Kassensystem

Bondrucker

Ein Bondrucker ist ein Drucker für die Kasse, der auf schmalem Kassenrollen die Artikel, Rechnungen, Lieferscheine oder Bewirtungsbelege meistens auf Thermopapier ausdruckt.

Der Marktführer ist dabei Epson mit dem am häufigsten verkauften Bon-Drucker für Kassen der Epson TM88 Serie. Dieser Bondrucker ist vor allem so beliebt, da er ein super einfaches Auswechseln der Papierrolle (Bonrolle) hat. Deckel auf, alte Rolle raus, neue Rolle rein (ohne fieseln) und sofort weiter drucken.

Weitere bekannte Bondrucker Hersteller für Kassensysteme und Registrierkassen sind z.B. Star Drucker, Posiflex, BTP,  Toshiba oder Zebra.

Epson TM88 Bondrucker für Kassensysteme

Epson TM88 Bondrucker für Kassensysteme

Bonrollen für Dein Kassensystem. Achte auf umweltfreundliche Varianten.

Bonrollen

Bonrollen gibt es meistens als Thermopapierrollen. Dies sind die am häufigsten genutzten Rollen. Aber es gibt zusätzlich auch reine Papierrollen, bei dem dann mit einem Nadeldrucker auf die Papierrolle gedruckt wird. Ideal z.B. als Küchendrucker, da hier weniger die Gefahr besteht, dass der Thermodruck verloren geht, wenn der Bon auf eine heiße Fläche fällt.

Die am häufigsten gebrauchten Bonrollen sind meistens 80mm breit und sind 80m lang. Der Innendurchmesser ist bei manchen Kassendruckern auch wichtig, also am besten auf die Beschreibung Deines Bondruckers schauen.

Tipp: Nimm an dieser Stelle nicht die billigsten Sorten und achte darauf, dass diese Phenolfrei sind. Bisphenol A (BPA) gilt unter Experten als gesundheitsgefährdend.
Hier eine Info vom Umweltbundesamt: http://www.umweltbundesamt.de/presse/presseinformationen/bisphenol-a-massenchemikalie-unerwuenschten

Du sollst ja nicht Dich, Deine Mitarbeiter oder Deine Kunden schädigen, nur weil Du hier 50 Cents pro 80m Rolle gespart hast.

Ein Kassenbon ist im Schnitt 15 cm lang. Du bekommst also rund 533 Bons aus einer Rolle raus. Billige Bonrollen kosten im Schnitt 1 Euro/die Rolle, umweltfreundliche ca. 1,50 Euro pro 80m Rolle.

Bei rund 200 Bonausdrucken am Tag somit gerade mal 5 Euro im gesamten Monat mehr bei den umweltfreundlichen Papierrollen an Gesamtkosten gegenüber den mit Phenolhaltigen Bonrollen. Zudem schützt Du Deine eigene Gesundheit damit.

Ab 2020 musst Du laut einem Entwurf der Bundesregierung übrigens alle Bonvorgänge an Deiner Kasse ausdrucken und Deinem Kunden oder Gast mitgeben. Ein Papierbonzwang für alle Kunden, auch wenn er den Bon gar nicht möchte.

Wenn man überlegt, dass 2017 die Schweiz gerade angefangen hat, den Papierbon abzuschaffen und nur noch auf Verlangen auszugeben, so gehen die deutschen Steuerbehörden einen schon fragwürdigen Weg.

Bei 2,5 Mio. Registrierkassen in Deutschland werden somit rund 300.000 Kassenrollen täglich (!) ausgedruckt, nur weil es die Finanzbehörden so wollen. Eine unnötige Papier- und Geldverschwendung und zusätzliche massive Umweltbelastung an Phenolen, da die meisten doch nur die billigsten Rollen verwenden.

Ökobon
Seit einiger Zeit gibt es sogar Ökobons, die ohne Phenole und sonstige chemische Farbentwickler auskommen und sogar zu Lebensmittel Kontakt haben dürfen.

Hier eine Info zum Ökobon: Farbentwickler sind chemische Stoffe wie z.B. Bisphenol A, die in der hitzeempfindlichen Beschichtung aller herkömmlichen Thermopapiere enthalten sind. Sie sorgen dafür, dass durch chemische Prozesse beim Drucken mit dem Thermodrucker das schwarze Schriftbild entsteht.

Farbentwickler werden seit einigen Jahren z.B. vom Bundesinstitut für Risikobewertung und Greenpeace als problematische Substanzen für die Gesundheit und eine intakte Umwelt eingeschätzt.

Bonrollen und Kassenrollen für Kassensysteme und Registrierkassen

Bonrollen und Kassenrollen für Kassensysteme und Registrierkassen

Cashregister – die Registrierkasse ist eine Amerikanische Erfindung

Cashregister

Cashregister ist der englische Ausdruck für Registrierkassen. Der Amerikaner James Ritty hat auch die erste Kasse im Jahr 1879 in Dayton in den Markt eingeführt. 1884 wurden die Rechte an dem Patent von den Ritty-Brüdern an Jacob Eckert für 6500 USD verkauft.

Eckert verkaufte darauf hin die Kassen unter dem Namen NCR (National Cash Register Company). Bis 1914 wurden schon 1,5 Mio. Registrierkassen hergestellt und NCR hatte über 95% Marktanteil in den USA.

Ab 1896 exportierte NCR auch Kassen nach Deutschland. Unter dem Namen NRK (Nationale Registrierkassen GmbH) und produzierte vor allem in Augsburg als zweitgrößtes Werk außerhalb von USA dort Registrierkassen. Aktuell hat NCR über 30.000 Mitarbeiter und macht rund 6,5 Mrd. USD Umsatz.

Als letzte große Übernahme ist bei NCR die Übernahme von Orderman bekannt. Dem Marktführer für Handheldsysteme für Registrierkassen aus Österreich, wurde 2011 in die NCR Gruppe übernommen.

Erste Registrierkasse von James Ritty erfunden 1879 in Dayton USA

Erste Registrierkasse von James Ritty erfunden 1879 in Dayton USA

Dallasschlüssel – nein, das ist keine Fernsehsendung für Deine Kasse

Dallas-Schlüssel

Keine Angst, Ihr müsst nicht zurück in die 80ziger Jahre und alte Fernsehsendungen kennen.

Der Dallas-Schlüssel ist ein kleiner, runder, magnetischer Kassenschlüssel, den Ihr auf ein Kassen-Schloss stecken könnt, damit Ihr Euch als jeweiliger Kassierer mit den passenden Rechten ausweisen könnt.

Zum Dallas-Schlüssel sagt man auch i-Button oder Kellox Key.

Das Gegenstück zum Dallas-Schlüssel ist der Addimat-Kellnerstift. Alternativ kannst Du oft auch nur mit Kassierernummer oder mit Passwörtern an der Kasse arbeiten. Viele Kassen bieten hier verschiedene Lösungen an.

Mit dem Dallasschlüssel oder Addimat Kellnerstift geht es schnell und praktisch und Du musst Dir nicht nochmal ein Passwort merken.

Der Name Dallas-Key kommt von dem Hersteller, der bis 2001 Dallas Semiconductor hieß und aus Dallas Texas kam. 2001 wurde die Firma übernommen und aus dem Dallas-Key wurde der i-Button. Der heutige Hersteller ist Maxim Integrated mit Sitz in San Jose in Kalifornien. Der Name für den Schlüssel hat sich aber im Kassenmarkt einfach gehalten.

Addimat-Schlüssel-für-Kassensysteme

Addimat-Schlüssel-für-Kassensysteme

Dallas-Schlüssel-für-Kassensysteme

Dallas-Schlüssel für Kassensysteme. Auch i-Button oder Kellox Key genannt

 

Display oder Kundendisplay für Deine Kasse

Display – Kundendisplay

Beim Display kann es sein, dass ein Kundendisplay gemeint ist, das Deinem Kunden gezeigt wird und auf der Rückseite der Kasse angebracht wird.

Die einfachsten Kunden-Displays sind einfach nur eine Preisanzeige, damit Dein Kunde sehen kann, was gerade getippt wird oder dann die Gesamtsumme an der Registrierkasse angezeigt wird.

Oder noch besser, komplette größere Displays – meistens kleine Monitore – die dann je nach Kassenmodell auch aktuelle Angebote und den ganze Bon anzeigen kann.

Wenn zusätzlich je nach Tageszeit eine passende Werbung am Kundendisplay angezeigt wird, so ist der Kassenplatz perfekt auf der Kundenseite ausgestattet. So machst Du ohne viel Aufwand extra Umsätze.

Wenn Du mehrere Filialen hast, dann hilft Dir eine Digital Signage Lösung. Diese steuert alle Filialen mit entsprechender Werbung automatisch an, so  dass Du nur einmal in der Zentrale die passende Werbung erstellst und im voraus über einen Zeitplaner festlegen kannst, welches Angebot zu welcher Uhrzeit am Kundendisplay Deiner Kasse angezeigt wird. Meistens kannst Du auch gleichzeitig große Werbemonitore in Deiner Filiale über die gleiche Digital Signage Lösung ansteuern.

Hier ein Beispiel einer Lösung in einem Einkaufszentrum in Linz in Österreich, das aus der Zentrale in Deutschland über eine solche Lösung automatisch gesteuert wird. Vormittags könntest Du hier Brotzeit-Angebote einblenden, dann ab 11.30 Uhr Infos für Mittagessen, ab 14.00 Uhr dann Kaffee & Kuchen Aktionen anbieten und Abends ab 17.30 Uhr Happy-Hour, bei dem das noch nicht verkaufte Brot günstiger für 1 Std. angeboten wird.

Kunden-Display-Digital-Signage-Lösung

Kunden-Display-Digital-Signage-Lösung

Quelle Vectron: Kundendisplay mit Angebot an der Kasse

Quelle Vectron: Kundendisplay mit Angebot an der Kasse

Quelle Vectron: Kundendisplay mit Angebot an der Kasse

Quelle Vectron: Kundendisplay mit Angebot an der Kasse

 

 

EAN – PLU – was das mit Deinem Kassensystem zu tun hat

EAN/PLU

EAN ist die Abkürzung für Europäische Artikel Nummer, typischerweise der Barcode auf den Produkten von Herstellern. Du findest z.B. Produkte aus Deutschland mit dem EAN-Code 400 bis 440 am Anfang.

Der bekannteste EAN-Code ist EAN13. Im Rahmen der PLU (Price List Unit = Artikelnummernliste), kannst Du oft bei der Erfassung Deiner Artikel an der Kasse auch einen Barcode hinzufügen, damit dieser dann z.B. in Deiner Bäckerkasse eingescannt werden kann. Typischerweise bei Handelswaren, wie Zeitungen, Marmeladen usw…

Zum Einscannen an Deiner Kasse von EAN-Codes brauchst Du auch einen Barcode-Scanner. Hier findest Du weitere Infos dazu:

Quelle: Wikipedia Barcode EAN13

Quelle: Wikipedia Barcode EAN13

Fax-Funktion – Hat nichts mit Versenden von Briefen an Deiner Kasse zu tun…

„Fax“-Funktion

Vor allem wenn Du Gastronom bist, und ein Funkboniersystem wie Orderman im Einsatz hast, dann ist es recht praktisch, wenn Dein Funkboniersystem auch eine „Fax“-Funktion hat.

Dabei geht es nicht wirklich um eine echte Faxfunktion, sondern dies ist der Ausdruck, wenn man eine Handschriftliche Notiz im Funkboniersystem einfügt, damit die Küche weiß, dass der Gast z.B. einen Extra-Teller wünscht etc….

Auf dem Bon für die Küche oder an der Theke wird dann die handschriftliche Notiz mit dem normalen Orderbon ausgedruckt.

Orderman- Funkboniersystem für viele Kassensysteme

Orderman- Funkboniersystem für viele Kassensysteme

Fiskalschnittstelle – was das Finanzamt von Deiner Kasse möchte

Finanzamtschnittstelle (Fiskalspeicher)

Seit 2010 ist bekannt, dass alte Registrierkassen, die nicht auf eine Finanzamtschnittstelle nachgerüstet werden können, zum 31.12.2016 auslaufen und danach nicht mehr benutzt werden dürfen.

Tipp: Diese können immer noch z.B. als Pfandkasse oder ähnliches ohne Rechnungsstellung genutzt werden.

Bei der Finanzamtschnittstelle greift das Finanzamt aber nicht ständig (z.B. online) auf die Kassendaten zu, sondern nur bei Betriebsprüfungen durch den Steuerprüfer. Ihr müsst darauf achten, dass Ihr die Daten 10 Jahre von allen Kassen aufbewahrt.

Lasst Euch also beim Kauf der Kasse unbedingt vorführen, wie die Daten gesichert werden. Bei einfachen Registrierkassen kann es sein, dass Ihr die jeden Monat wegsichern müsst und die Gefahr besteht, dass Ihr das mal übersieht. Hört sich nicht schlimm an, ist es aber.

Hier hat der Steuerprüfer kein Pardon. Achtet deshalb unbedingt penibel auf eine saubere Sicherung der Finanzamtsdaten. Alles andere kann wirklich sehr teuer werden….

§ – Fiskalschnittstelle seit 1.1.2017 extrem wichtig

Hier Gesetzestexte dazu:

2016-gesetzesentwurf-manipulation-an-kassen

bmf-schreiben-vom-26-11-2010-aufbewahrung-digitaler-unterlagen-bei-bargeschaeften

Grundprogrammierung einer Kasse – warum ist das wichtig?

Grundprogrammierung

Wenn Du eine Kasse kaufst, so muss jedes Kassensystem, Registrierkasse oder POS-Kasse beim ersten Mal eine Grundprogrammierung bekommen.

Lass dies am besten von einem professionellen Kassenhändler machen. Machst Du hier was falsch, kann das teuer zu stehen kommen.

Wenn Du zum Beispiel den falschen MwSt. Satz zu einer Warengruppe zufügst und aus Versehen alle Artikel mit 19% statt 7% bonierst, dann freut sich zwar das Finanzamt, aber nicht Dein Geldbeutel.

Die Grundprogrammierung Deines Kassensystems kostet dich nur ein paar hundert Euro, spart aber im schlimmsten Fall viele tausende Euro ein…

Hinweis-Support - Grundprogrammierung Kassen

Hinweis-Support – Grundprogrammierung Kassen – unbedingt machen lassen, hier können sich schnell Fehler bei Deiner Kasse einschleichen

 

Handelskasse gesucht – Kassenberatung.org hilft auch hier

Handelskasse

Wenn Du eine Handels- oder Einzelhandelskasse suchst, dann ist es vor allem sehr wichtig, zuerst festzustellen, ob es eine praktische Branchenlösung für Deine Branche gibt.

So gibt es für Frisöre tolle Kassenlösungen, als auch für Supermärkte etc… – Manchmal reicht aber auch eine komplett einfache Kasse aus, wenn Du es nur für den Bereich Pfandkasse brauchst und dort gar keine Rechnungen gedruckt werden sollen.

Gerne helfen wir Dir auch bei der Suche nach einer Einzelhandelskasse. Da dies aber wesentlich aufwendiger ist, als bei Bäckerkassen oder Gastronomie-Kassensystemen, bitten wir Dich, uns einfach per E-Mail zu kontakten.

Die Kontaktdaten findest Du oben in der Navigation.

Quelle: Casio - Kasse für den Einzelhandel

Quelle: Casio – Kasse für den Einzelhandel

Sind Tablet-Kassen wie mit iPad überhaupt sinnvoll?

iPad Kasse

Seit einiger Zeit findest Du auch sogenannte iPad oder Tablet-Kassen im Markt. Sobald Du bei Google nach einer Kasse suchst, drängen diese meistens sehr agressiv mit Adwords-Werbung auf Dich ein.

Lass Dich davon nicht beeindrucken, da bis heute die iPad Kasse noch nicht wirklich gut ein professionelles Kassensystem ersetzen kann. Versuch einfach mal auf der Cafe-Terrasse mit dem Tablet im Sommer bei Sonnenschein zu bonieren. Du wirst Dich wundern, wie schwierig das ist, wenn die Sonne auf das Display scheint.

Außerdem müssen Gastro- oder Bäckerkassen oftmals sehr robust gebaut sein und dürfen nicht gleich bei einem verschüttetem Glas „beleidigt“ sein und trotzdem weiter arbeiten.

Nicht umsonst kostet eine Profi-Hardware mehr als ein Tablet. Du kannst das ungefähr so vergleichen, als wenn Du den Kaffee in Deinem Cafébetrieb immer mit einer Kapselmaschine machen möchtest.

Da kommt natürlich auch Kaffee heraus, der auch schmeckt, aber ob dies sinnvoll ist, so teuer den Kaffee einzukaufen (pro kg schnell mal 80 Euro) ist eine andere Baustelle….

Es gibt bei den Tablets aber auch Ausnahmen, nur nicht zum Billigpreis. Sucht hier unbedingt nach einem Rough-Tablet, das auch etwas aushält, wenn es unbedingt eine Tablet-Kasse sein soll.

Quelle Vectron: Professionelle Tablet-Kasse

Quelle Vectron: Professionelle Tablet-Kasse

Inventur an der Kasse erfassen

Inventur-Erfassung

Sobald Du auch viele Handelsartikel in Deinem Geschäft hast, lohnt sich auch die Funktion einer Inventur-Erfassung an Deiner Kasse. Nicht alle Kassen bieten sowas an, aber wenn Du jährlich eine Inventur machen musst (z.B. weil Du Buchführungspflichtig bist), so kannst Du mit Hilfe Deiner Kasse und einem Barcode-Scanner relativ schnell die Inventur in Deinem Laden durchführen.

Am besten druckst Du auf Deine Artikel einen Barcode-Etikett aus, damit Du dies entweder mit einem Handscanner oder Tischscanner an Deinem Kassenplatz schnell erfassen kannst.

Sehr praktisch sind Handscanner mit Funkübertragung. Diese kannst Du in den Laden mitnehmen und arbeiten mit Akku.

Mobiler Barcode Scanner mit Funkübertragung

Mobiler Barcode Scanner mit Funkübertragung

Barcode-Standscanner-von-Honeywell

Barcode-Standscanner von Honeywell

Einbau-Barcode Scanner mit Waagenfunktion

Einbau-Barcode Scanner mit Waagenfunktion von Datalogic

Warum das Journal an Deiner Kasse wichtig ist

Journal

Dein Kassen-Journal ist eines der wichtigsten Funktionen an Deiner Kasse. Je nach Kassensystem findest Du hier die unterschiedlichsten Auswertungen und alle Buchungen, die an Deiner Kasse jemals gemacht worden sind.

Früher konnte man das Journal auf Null stellen und die Kassenumsätze täglich zurückstellen und auch auf Bonrollen ausdrucken. Dies ist in der ursprünglichen Versioin nicht mehr erlaubt. Sobald Deine Kasse im Einsatz ist (ab 2018 musst Du den Kauf oder Ausserbetriebnahme einer Kasse innerhalb von 4 Wochen auch beim Finanzamt anmelden), müssen die Belege fortlaufende Nummern haben.

Deine Kasse muss das Journal komplett elektronisch speichern und dem Steuerprüfer auch elektronisch ausgehändigt werden, wenn Du eine Betriebsprüfung hast und die Daten aus Deiner Registrierkasse oder Kassensystem zur Verfügung stellen musst.

Journalbeispiel an einer Registrierkasse

Journalbeispiel an einer Registrierkasse

Elektronisches Kassenjournal am Beispiel der LS-Kasse von JTL

Elektronisches Kassenjournal am Beispiel der LS-Kasse von JTL

Was ist eigentlich der Unterschied von Kassensystemen und Registrierkassen?

Kassensysteme

Von Kassensystemen spricht man im Gegensatz zur klassischen Registrierkasse, wenn diese z.B. vernetzt werden können und auch Schnittstellen zu anderen Systemen, wie Zeiterfassung oder Warenwirtschaft haben.

Meistens sind Kassensysteme auf ein Betriebssystem wie Microsoft Embedded PosReady aufsetzen, das die Besonderheiten von Kassensystemen im Gegensatz zu normalen Windows Betriebssystem berücksichtigen.

So wirst Du bestimmt kein Spieleprogramm an Deiner Kasse brauchen, was oftmals Bestandteil einer normalen Windows-Version ist, aber bei PosReady nicht enthalten ist.

Bei einer klassischen Registrierkasse, hast Du hier meistens weniger Funktionen. Du sparst zwar erst einmal Geld beim Kauf gegenüber von Kassensystemen, aber dieses Geld ist an der falschen Stelle gespart. Einfache Registrierkassen können auch oftmals den Fiskalspeicher nicht permanent in der Kasse behalten und müssen jeden Monat extra weggesichert werden. Eine sinnlose Zeitverschwendung und zudem gefährlich, wenn Du mal vergessen solltest, das jeden Monat auszuwerten.

Im schlimmsten Fall verlierst Du Daten und hast bei der Steuererklärung oder einer Steuerprüfung ein riesiges Problem. Wir kennen Fälle von Steuerschätzungen von 1,5 Mio. Euro oder 850.000 Euro. Ein Kassensystem entlastet Dich hier massiv in Deiner Arbeit und lässt Dich auf Dauer ruhig schlafen.

Rechne mit einem Kassenplatz in etwa zwischen 2500 und 4500,- Euro mit Hardware, Kassensoftware, Bondrucker, Kundendisplay, Programmierung und Installation. Alles andere ist wirklich nicht sinnvoll.

Weiterhin sind die meisten einfachen Registrierkassen nicht am Internet anschliessbar und Dein Kassenhändler kann Dir meistens nicht mit Fernwartung helfen. So kostet dann jede Änderung Zeit und Anfahrten, wenn Du etwas umprogrammieren lassen möchtest. Hier sind Kassensysteme deutlich im Vorteil gegenüber der klassischen einfachen Registierkasse.

Quelle Casio Kassen SE-S100 Registrierkasse

Quelle Casio Kassen SE-S100 Registrierkasse

Kundenkarten ausgeben – macht sowas Sinn?

Kundenkarten für Kassensysteme

Auch eine tolle praktische Funktion ist die Möglichkeit, Kundenkarten an Deinem Kassensystem auszugeben. Viele Kassenhersteller bieten hier zum einen eigene Kundenkartenlösungen für Kassen an, aber auch externe Anbieter gibt es im Markt um Kundenkarten anzubieten.

Die einfachste Kundenkartenfunktion ist die klassische Stempelfunktion wie 10 x Einkaufen und danach 1x ein Brot z.B. gratis auswählen. Oder 10x Kaffegetränk eingekauft und danach 1x Kaffeegetränk kostenlos.

Dann gibt es aber auch oft die Möglichkeit Gutscheinkarten anzubieten, bei denen gleich ein bestimmter Betrag z.B. 30,- oder 50,- Euro schon aufgebucht werden und als Geschenk angeboten werden kann.

Dein Vorteil: Du musst das Geld erst als Umsatz buchen, wenn der Gutschein eingelöst wird. Bis dahin kannst Du direkt mit dem Geld schon arbeiten und steigerst damit Deine Liquidität.

Günstige Magnetkarte als Kundenkarte an der Kasse

Günstige Magnetkarte als Kundenkarte an der Kasse

Ladenkasse – oder Kassensystem. In Deutschland gibt es bisher keine Kassenpflicht

Ladenkasse

Eine einfache Ladenkasse, kann auch nur eine Geldkassette sein. Es gibt im Gegensatz zu Österreich in Deutschland bisher keinen Zwang zu einer elektronischen Registrierkasse. In Österreich muss man ab 15.000 Euro Bargeld-Umsatz ein Kassensystem oder eine Registrierkasse mit Fiskalspeicher seit 2016 zwingend einsetzen.

In Deutschland gibt es dazu auch bereits Überlegungen, aber bisher noch keine Entscheidung, ob es auch in Deutschland zu einer Kassenpflicht kommen soll. Im Gespräch sind Umsätze ab 17.500 Euro pro Jahr, die über die Ladenkasse abgewickelt wird, die zur Kassenpflicht führen soll.

Allerdings musst Du Dir im klaren sein, dass die Steuerprüfer bei einer offenen Geldkassette Dein Kassenbuch extrem genau anschauen. Zudem musst Du immer unmittelbar die Umsätze in das Kassenbuch eintragen, also nicht erst am Abend.

Kassenbuch Quelle: Avery-Zweckform

Kassenbuch Quelle: Avery-Zweckform

Hier könnte sogar ein Steuerprüfer einen Probekauf machen und anschließend nach Deinem Kassenbuch fragen. Fehlt der Umsatz, den Du gerade an den Steuerprüfer verkauft hast, kann es tatsächlich schon Ärger geben.

Unser Tipp: Bei mehr als einigen Tausend Umsatz im Jahr über den Laden, solltest Du unbedingt ein Kassensystem anschaffen. Alles andere ist sehr leichtsinnig und fahrlässig, auch wenn es noch zulässig ist. Wenn Dein Hauptgeschäft aber auf Lieferscheine läuft und nur wenig über Bargeld oder Karte, so kann ein normales Kassenbuch wie von Avery-Zweckform ausreichend sein. Besprich Dich hier am besten mit Deinem Steuerberater.

Quelle: Burg-Wächter Geldkassette

Quelle: Burg-Wächter Geldkassette

Magnetkarten-Leser – worauf es ankommt

Magnetkartenleser oder Chipkarte für Dein Kassensystem

Sobald Du auch EC-Karten- oder Kreditkartenzahlungen für Deine Gäste oder Kunden anbieten möchtest, solltest Du Dir überlegen, ob Du Deine Kasse mit einem Magnetkartenleser oder Chipkartenleser ausstatten möchtest.

Grundsätzlich solltest Du Dich entscheiden, ob Du ein Extra-Gerät am Kassenplatz stehen haben möchtest, oder die Bezahlfunktion direkt in die Kasse integriert werden soll. Die häufigste Lösung ist das separate Kartenzahlgerät neben dem Kassensystem.

Magnetkarten haben eine lange Tradition und werden mehr und mehr aber von Chipkarten abgelöst. Der Vorteil der Magnetkarte ist die relativ hohe Robustheit, außer wenn die Magnetkarte an einen Magnet kommt. Bei Chipkarten kann der Chip durch Kratzer oder eindrücken schnell zerstört sein. Zudem kosten Chipkarten um einiges mehr als klassische Magnetkarten.

Wenn Du Kundenkarten ausgeben möchtest (ein wichtiges Marketing-Instrument, was Du wirklich machen solltest) um zum Beispiel Gutscheine  anzubieten oder Stempelkartenfunktion um Kunden zum wiederkehren zu bewegen. Auch Prepaidfunktionen gibt es oftmals, das man dann an der Kasse einliest und die Bezahlung von der vorbezahlten Karte abbucht.

Hier noch ein grober Kostenvergleich. 1000 Magnetkarten kosten inklusive Druck rund 300-500 Euro. Die gleiche Menge an Chipkarten rund 800-1000 Euro. Also gleichmal das Doppelte.

Bei den Chipkarten gibt es mittlerweile auch kontaktloses Auslesen. Über einen integrierten RFID-Chip hält man die Karte nur an ein Lesegerät, ohne es in einen Schlitz einführen zu müssen.

CHIP-Karte-für-Kassenzahlung

CHIP-Karte-für-Kassenzahlung

Günstige Magnetkarte als Kundenkarte an der Kasse

Günstige Magnetkarte als Kundenkarte an der Kasse

 

EC-Kartenzahlung ermöglichen:
Sobald Du aber eine Kreditkarten- oder EC-Kartenzahlung an Deiner Kasse anbieten möchtest, brauchst Du auf jeden Fall einen Chipkarten-Leser. Diese gibt es meistens mit einer monatlichen Gebühr inklusive der Online-Prüfung zum mieten. Meistens ab rund 30,- Euro im Monat für das Gerät, zzgl. einer Gebühr für die Kartenzahlung.

Bei den Kartenzahlungsgeräten wird in 3 Stufen unterschieden:

  1. Stationär, wenn direkt am Kassenplatz bezahlt werden soll. Dann ist das Gerät meistens gleich mit dem Strom und der DSL-Leitung über Internet mit der Bezahlstelle (Clearingstelle) verbunden, wenn eine Zahlung erfolgen soll

    EC-Kartenlesegerät Stationär für Kassenplatz

    EC-Kartenlesegerät Stationär für Kassenplatz

  2. Mobil, z.B. im Restaurant. Wenn Du mit dem Bezahlgerät an den Tisch zum Gast gehst

    Mobiles Kartenzahlungsgerät ideal für Restaurants

    Mobiles Kartenzahlungsgerät ideal für Restaurants

  3. Unterwegs, mit integrierter SIM-Karte. Ideal, wenn Du z.B. auf Wochenmärkten verkaufst.
    Mobiles Kartenzahlungsgerät mit SIM-Karte für Kassen

    Mobiles Kartenzahlungsgerät mit SIM-Karte für Kassen

     

Wie groß sollte der Monitor für Deine Kasse sein?

Monitor für die Kasse

Achte bitte beim Kauf Deiner Kasse an einem ausreichend großen Monitor für Dein Kassensystem. Vor allem wenn Du Mitarbeiter über 40 hast, kann es durchaus hilfreich sein, wenn die Texte ausreichend groß sind und von jedem gelesen werden können.

Bei kleinen 10 oder 12″ Monitoren wie bei Tablet-Systemen, ist dies oftmals nicht gegeben. Ideal sind deshalb größere Monitore für Deine Kasse, die zudem auch mit einer Touchfunktion ausgestattet sind.

Bei der Touchfunktion achtest Du am besten darauf, dass diese auch mit einem Stift bedient werden kann, da es durchaus vorkommen kann, dass manche Mitarbeiter extrem trockene Finger haben und dann der Touch evtl. nicht richtig funktioniert.

Wenn dann der Monitor Deines Kassensystems auch mit einem Touch-Stift bedient werden kann, so hilft dies bei solchen Problemen.

Teste unbedingt die verschiedenen Monitortypen beim Kassenhändler. Ein Tablet wie das iPad ist zwar bestimmt auch ganz nett, aber sobald mal Kaffee, Wasser oder Bier über das Tablet läuft, sieht es nicht mehr so lustig aus.

Für den professionellen Einsatz muss der Monitor möglichst wasserfest oder spritzwassergeschützt sein. Für den Einsatz in Deiner Bäckerei zudem auch mit Mehlstaub umgehen können. Bei professioneller Kassenhardware ist die Glasscheibe komplett versiegelt (ohne Touchmonitor-Rand) und es kann sich eben gar kein Mehl-Staub dort festlegen, der dann nach einiger Zeit die Funktion vom Touchmonitor behindert oder gar nicht mehr funktionieren lässt.

Problem - Schmutzspalte beim Kassenmonitor. Behindert Touchfunktion bei Mehl- und Brotstaub

Problem – Schmutzspalte beim Kassenmonitor. Behindert Touchfunktion bei Mehl- oder Brotstaub

Idealer Touchmonitor für Kassen mit komplett geschlossener Glasscheibe

Idealer Touchmonitor für Kassen mit komplett geschlossener Glasscheibe

Netzwerkverbindung bei mehreren Kassen

Netzwerverkbindung für Kassensysteme

Sobald Du mehr als eine Kasse im Einsatz hast, solltest Du auch über ein Netzwerk für Deine Kassensysteme nachdenken.

Bei Bäckerkassen ist es oft so, dass man an einer Kasse anfängt zum bonieren und dann an der zweiten Kasse den Kunden fertig abkassiert. Dazu müssen die Kassensysteme aber auch vernetzt sein, damit diese Funktion auch genutzt werden kann.

Wenn Du auch Filialen hast, brauchst Du auch den Zugriff über das Netz (Internet)  auf Deine Filialkassen. Oder möchtest Du lieber jeden Tag zu Deinen Filialen spazieren fahren um die Kassen auszulesen? – Wohl nicht, das wäre auch recht unpraktisch, aufwendig und teuer.

Also denk daran, wenn Du eine Kasse kaufst, dass diese die Möglichkeit haben, untereinander zu einem Kassennetzwerk verbunden zu werden.

Wenn Du noch keinen Kasse hast, aber einen Laden planst, dann solltest Du für jeden Kassenplatz folgendes für Dein Netzwerk mit einplanen:

  • Netzwerkdose in CAT7-Version – am besten doppelt

    Netzwerkdose für jeden Kassenplatz am besten in der doppelten Version

    Netzwerkdose für jeden Kassenplatz am besten in der doppelten Version

  • CAT7 festes Verlegekabel vom Kassenplatz zum Router oder mindestens zum Netzwerk-Verteiler (Switch). Am besten 2 Leitungen gleich vom Elektriker verlegen lassen. Beim Switch kommt es darauf an, wie viele Kassen und Netzwerkgeräte Du endgültig anschließen möchtest. Du brauchst für jede Netzwerkdose einen oder eben zwei (bei den doppelten Dosen) Anschlüsse an Deinem Switch. Es gibt Netzwerk-Switche mit mehreren Anschlussdosen. Der kleinste hat 5, dann 8 oder 24 Anschlüsse, usw… – Hier kann Dir aber auch Dein Kassenhändler oder auch Elektriker mit Netzwerkerfahrung weiterhelfen.
    Starres Netzwerk Verlegekabel - am besten in CAT7 in PIMF

    Starres Netzwerk Verlegekabel – am besten in CAT7 in PIMF (Paare in Metall-Folie)

    Netzwerk-Verteiler um ein Kassennetzwerk zu erstellen

    Netzwerk-Verteiler um ein Kassennetzwerk zu erstellen. Ideal in der 1000 Mbit/s Version = Gigabit Switch

     

  • Vom Kassenplatz gehst Du dann mit einem kurzen Patchkabel (Netzwerkkabel) auf die Netzwerkdose unterhalb Deiner Kasse und beim Gegenstück auf der CAT7-Leitung von der Netzwerkdose auf den Switch oder DSL-Router mit Switch-Funktion (z.B. AVM-Fritzbox oder Telekom Speedport – wobei die Fritzbox die bessere Wahl ist…). Achte beim Netzwerkkabel auch auf gute Qualität. Am besten in der CAT6-Version mit einem guten Knickschutz.

    Netzwerkkabel Patchkabel für Deine Kasse

    Netzwerkkabel Patchkabel für Deine Kasse

  • Stromsteckdosen (Du glaubst nicht, wie oft bei der Planung ausreichend Steckdosen am Kassenplatz vergessen werden…). Du brauchst Steckdosen für die Kasse, für den Drucker, evtl. für ein EC-Kartenlesegerät, evtl. für einen Switch oder Modem (wenn nur Telefonanschluss im Laden ist, aber kein Internet – heutzutage eher selten) und evtl. noch für einen Werbemonitor am Kassenplatz. Ideal also 5 Steckdosen oder eine Steckdose mit Tischsteckdosenleiste (am besten auch gleich mit Überspannungsschutz)
    Überspannungssteckdosenleiste für Schutz Deiner Kasse

    Überspannungssteckdosenleiste für Schutz Deiner Kasse

     

Orderman – oder die Kasse fernsteuern mit Funkbonieren

Orderman (Funkhandy, Funkboniersystem)

Der Anbieter Orderman steht schon fast als Synonym wie Tempo für Taschentücher, wenn Du ein Funkboniersystem für Deine Kassensysteme einsetzen möchtest.

Dabei bedienst Du Deine Kasse direkt am Tisch über eine Fernbedienung (Funkhandy, Funkboniersystem). Ideal ist es wenn bei Dir viel los ist und Du einen Schank-Kellner hast, dem Du die Orderbons gleich mit Funk übermitteln kannst und während Du noch mit Deinen Gästen die Wünsche aufnimmst.

In der Zwischenzeit kann Dein Schankkellner schon die Getränke vorbereiten kann, die Du gerade mit Funk an die Kasse geschickt hast und dort auf dem Bondrucker Deines Kassensystems ausdrucken kannst.

Orderman- Funkboniersystem für viele Kassensysteme

Orderman- Funkboniersystem für viele Kassensysteme

Personalplanung – Arbeitszeiten an der Kasse erfassen

Personalplanung

Du möchtest auch Deine Personalplanung mit Hilfe Deiner Registrierkasse machen? – Auch das geht bei vielen Kassensystemen. So kannst Du oft sogar Nachrichten aus Deinem Büro an Deine Kassen schicken, damit Du Deine Mitarbeiter fragen kannst, wann diese Zeit zum Arbeiten haben.

Auch die Arbeitszeiten kannst Du häufig an der Kasse direkt gleich erfassen und sparst Dir die Stempeluhr ein. Viele Kassenhersteller haben dann auch noch Schnittstellen zu Dritt-Programmen für Personalplanung, damit Du die Daten von Deiner Kasse gleich an eine professionelle Personaleinsatzplanungs-Software übermitteln kannst.

Arbeitszeiten an Kasse erfassen

Arbeitszeiten an Kasse erfassen

 

Quitting – oder Rechnung an der Kasse ausstellen

Quittung

Achtung sei vorsichtig, wenn Du meinst, dass Du als Gastronom eine Quittung für Deinen Gast, statt einem Kassenbon ausstellen kannst.

Handgeschriebene Quittungen werden beim Finanzamt nicht anerkannt und Du machst Deinen Gast damit unglücklich, da er die Geschäftsbesprechung nicht von der Steuer absetzen kann, da Du die Quittung mit der Hand auf einem Quittungsblock geschrieben hast.

Es kann dann durchaus sein, dass Du diesen Gast dann zum letzten Mal bei Dir gesehen hast….

Schau auch gleich mal auf das Thema Rechnungen, da findest Du noch weitere Infos dazu.

Quelle Vectron: Deine Bäckerei-Kasse

Quelle Vectron: Deine Bäckerei-Kasse

Rechnung – Bewirtungsbeleg – Quittung an der Kasse

Rechnung

Viele Kassensysteme können auch direkt Rechnungen für Deine Kunden ausdrucken. Entweder als Bewirtungsbeleg auf Bonpapier mit Feldern zum Ausfüllen von den bewirteten Personen und dem Grund der Bewirtung, oder auf vorgefertigtem Rechnungspapier auf spezielle Kassendrucker, die bereiter als auf die übliche Bonrollen für Kassen drucken können.

Bei der Formvorlage für Deine Rechnung können übrigens die meisten Fehler entstehen. Lass Dich deshalb unbedingt von einem professionellen Kassenhändler das Bonformular so einstellen, dass es die aktuellen Anforderungen des Finanzamtes erfüllen.

Im schlimmsten Fall kann es passieren, dass Dein Kunde oder Gast wieder zu Dir kommt und die Rechnung erneut anfordert, da sein Steuerberater das reklamiert, da die Steuernummer fehlt oder die Rechnungsnummer usw…

Was auch wichtig für Dich ist, manchmal darfst Du gar keine Rechnung ausstellen, sondern nur einen Kassenbon oder Quittung. Zum Beispiel beim Verkauf von Gutscheinen. Ein Gutschein ist kein Umsatz für Dich, sondern nur ein Tausch eines anderen Zahlungsmittels. Du darfst also einen Gutscheinverkauf nicht als Rechnung verbuchen, sondern nur mit einer Quittung bestätigen, dass Du das Geld bekommen hast. Erst wenn dann später der Gutschein eingelöst wird, (was oftmals gar nicht passiert), musst Du das als Umsatz, bzw. Rechnung dafür ausgeben und verbuchen.

Was auch nicht geht, sind handgeschriebene Bewirtungsbelege für Deinen Gast. Dies ist zwar nicht explizit verboten, aber Du machst Deinem Gast keine Freude damit, da er den Beleg nicht bei der Steuer absetzen kann. Hier verliert Dein Gast den Vorsteuerabzug oder teilweise sogar den ganzen Beleg beim Finanzamt. Bewirtungsbelege müssen immer maschinell erstellt sein.

Übrigens muss ab 150,- Euro Umsatz sogar der Name und Anschrift des Gastes auf dem Bewirtungsbeleg mit ausgedruckt werden (neben Deiner Steuer- und Rechnungsnummer). Deine Kasse muss also auch den Namen des Gastes eintragen können.

Quelle Vectron: Bonformular an Deiner Kasse

Quelle Vectron: Bonformular an Deiner Kasse

Schublade – Kassenladen für Deine Kasse

Schublade

Beim Kauf von Kassensystemen in der Gastronomie, brauchst Du oftmals keine Kassenschublade, da mit Kellner-Geldbeutel gearbeitet wird.

Hast Du aber einen Imbiss oder eine Bäckerei, sieht es natürlich schon wieder anders aus. Bei der Bäcker-Kasse ist eine gute Schublade das A und O.

– Nichts ärgert mehr als zu kleine Schubladen, oder bei Platzproblemen an der Theke eine weit aufgehende Kassen-Schublade.

Hier kannst Du zum Beispiel eine Klappdeckel-Schublade für Dein Kassensystem anschaffen, bei dem der Deckel nach oben aufspringt und die Schublade fest in der Theke eingebaut ist.

Hier siehst Du schön den Unterschied bei den Kassenschubladen:

  • Sprungdeckelschublade, die wenig Platz braucht und die Geldscheine im Hochformat eingelegt werden
    Sprungdeckel-Schublade-Kassensysteme

    Sprungdeckel-Schublade für Kassensysteme

     

  • Klassische Kassenschublade im Längsformat, bei dem die Geldscheine liegend aufbewahrt werden.
    Kassenschublade-klassisch für Registrierkassen

    Kassenschublade-klassisch für Registrierkassen

     

 

Storno – wer darf Stornieren und warum es heikel ist

Storno

Ein ganz heikles Thema an Deiner Kasse sind die Stornos. Zum einen gibt es Zeilenstornos, oder Sofortstornos, wenn Du oder Dein Mitarbeiter sich vertippt hat, oder der Kunde/Gast sich es nochmal anders überlegt hat, zum anderen gibt es die echten Bon-Stornos oder Nach-Stornos, die nachträglich ausgeführt werden.

Lass Dir sämtliche Stornos am besten von Deinen Mitarbeitern mit Unterschrift bestätigen und den Grund für den Storno aufschreiben. Hier prüft das Finanzamt am häufigsten nach, da in der Vergangenheit über Stornos schon oft versucht wurde, die Umsätze nachträglich nach unten zu „korrigieren“ um damit Schwarzgeld zu schaffen.

Ein weiteres Problem ist, dass die Storno-Funktion an der Kasse oft auch von „kreativen“ Mitarbeitern genutzt wird, die lieber in die eigene Tasche als Deiner wirtschaften und Dich damit bestehlen.

Sei also auf der Hut, wenn auf einmal zu viele Stornos auftauchen.  Spätestens seit der Einführung der Finanzamtschnittstelle 2017 musst Du hier entweder sinnvolle Software-Werkzeuge einsetzen, die Dir die tägliche Kontrolle der Stornos vereinfachen, oder selbst täglich kontrollieren.

Sonst ist zum einen das Geld weg und Du wirst unter Umständen gleichzeitig noch vom Finanzamt geschätzt, da die Umsätze an Deiner Kasse nicht um Materialaufwand passen. Dem Steuerprüfer ist es egal, warum der Umsatz nicht passt.

Hier bist Du gefragt. Unsere Empfehlung an dieser Stelle sind automatische Auswertungstools, die über Algorithmen Unregelmäßigkeiten an der Kasse für Dich automatisch erkennen.

Zeilenstorno - Gefahr der Unterschlagung

Zeilenstorno – Gefahr der Unterschlagung

 

Tischwechsel oder Tisch-Split – was ist der Unterschied

Tisch-Wechsel, Tisch-Split

Zwei recht praktische Funktionen von professionellen Gastronomie Kassensystemen ist die Funktion Tisch-Wechsel oder Tisch-Split. Beim Tisch-Wechsel setzt sich der Gast auf einen anderen Tisch hin, auf dem er vorher gesessen ist. Typisch z.B. bei Stammgästen, die vom Stammtisch auf einen anderen Tisch wechseln, da dort Bekannte auf einmal gekommen sind.

Beim Tisch-Split oder auch Separieren geht es darum einen Tisch auf verschiedene Zahler aufzuteilen, bzw. zu splitten, wenn z.B. 2 Paare am Tisch sitzen und jedes Paar für sich selbst bezahlt.

Foto Cliparts Microsoft - Restaurant Tische, Tischwechsel

Foto Cliparts Microsoft – Restaurant Tische, Tischwechsel

Umbuchen von einem Tisch auf anderen – Tischwechsel

Umbuchen

Umbuchen ist meistens die gleiche Funktion wie beim Tisch-Wechsel. Diese Funktion findest Du öfters bei Gastronomie Kassensystemen.

Diese Funktion ist recht praktisch, wenn sich ein Gast von einem Tisch auf einen anderen Tisch umsetzt und Du dann die Umsätze vom Gast auf den anderen Tisch umbuchen kannst.

Der Umsatz auf dem alten Tisch wird gelöscht, auf dem neuen Tisch der Umsatz übernommen.

Tischplan hilft beim Umbuchen an Kassensystemen

Tischplan hilft beim Umbuchen an Kassensystemen

 

Eine verwandte Anwendung vom Tisch umbuchen, ist einen Tisch übernehmen oder separieren. Die Tischübernahme hilft beim Schichtwechsel, wenn Deine Gäste länger bleiben, aber der Kellner schon Schichtende hat. Dann kann der Umsatz der bisher aufgelaufen ist auf den Kellner mit dem X-Bericht ausgewertet und abgerechnet werden. Der Tisch bleibt aber noch offen und der nächste Schicht-Kellner rechnet dann den Gast endgültig ab.

Bei der Separieren-Funktion an Deiner Gastrokasse kannst Du einzelne Umsätze auf bestimmte Gäste abrechnen. Ideal, wenn auf dem Tisch nicht einer für alle zahlt, sondern verschiedene Gäste verschiedene Speisen und Getränke übernehmen. Zum Beispiel zwei Paare und ein einzelner Gast sitzen zu fünft auf dem Tisch und die Paare wollen getrennt zahlen, als auch der einzelne Gast.

Hier hilft die Separieren-Funktion an der Profi-Gastrokasse, die Umsätze den Gästen zuzuordnen und einzeln abzurechnen. Wenn Du dann noch eine Fernsteuerung für die Kasse wie den Orderman oder ein Funkboniersystem hast, so kannst Du das separieren oftmals direkt am Tisch beim Gast erledigen. Ein anderer Begriff für diese Funktion heißt auch Tisch-Split.

Verkäufer-Anmeldung am Kassensystem (Kellner oder Kassierer)

Verkäufer-Anmeldung (Kellner oder Kassierer)

Für den Kassierer an der Kasse gibt es verschiedene Namen an den Kassensystemen. Ob Verkäufer, Kassierer oder Kellner unterscheidet sich eigentlich nur in der Branche, aber nicht wirklich in der Funktion.

Verkäufer findet Du meistens an der Einzelhandels-Kasse, Kellner natürlich an Kassensystemen für Gastronomie und Kassierer auch bei Bäckerkassen.

Ideal ist es für Dich, wenn sich jeder Kassierer mit einem persönlichen Benutzercode, Passwort oder Schlüssel an Deiner Kasse anmeldet.

So kannst Du immer alle Umsätze den einzelnen Kassierern ideal zuordnen und besser abrechnen. Im Gastrobereich natürlich meistens ein Muß, im Bäckerbereich wird dies auch immer öfters gemacht.

Wichtig: Nicht jeder Bediener sollte an Deiner Kasse die gleichen Berechtigungen haben. Nur wirkliche Personen Deines Vertrauens, oder nur Du selbst dürfen höhere Rechte an Deinem Kassensystem haben um zum Beispiel Stornos durchführen zu dürfen.

Hier ein schönes Beispiel an Hand einer Bäckerkasse von piOS, wie eine Bedieneranmeldung an Deiner Bäckerkasse aussehen könnte:

Bediener-Anmeldung an Bäckerkasse piOS

Bediener-Anmeldung an Bäckerkasse piOS

 

 

 

Wenn Du eine Waage für Deine Kasse brauchst

Waagenanbindung

Vor allem bei Bäcker-Kassen, Einzelhandels-Kassen oder Metzgerei-Kassensystemen ist es wichtig, dass Deine Kasse auch eine Waagenanbindung hat.

Dabei sendet die Waage das Gewicht an Dein Kassensystem und Du musst nur den passenden Wiege-Artikel an Deiner Kasse auswählen.

Bei der Waagenanbindung musst Du aber aufpassen, dass die Waage auch eine Zulassung vom Eichamt hat und gleichzeitig an Deine neue Kasse auch angeschlossen werden darf. Weiterhin brauchst Du eine regelmäßige Überprüfung Deiner Waage und eine Abnahme vom Eichamt. Meistens alle zwei Jahre. Hier gibt es oftmals Ungereimtheiten, bei der Dir der Kassenhändler auf jeden Fall weiterhilft und für Dich passende Kombinationen aus Waagen und Kassen auswählt.

Das Eichgesetz kannst Du hier einsehen: 2016-Eichordnung-Eichamt

Für Metzgereien/Fleischerbetrieben gibt es für Dich auch spezielle Waagenkassen, die gleich in der Waage eine Registrierkasse integriert haben. Bekannte Hersteller von Waagenkassen sind Mettler Toledo oder Bizerba.

Bei den Waagen gibt es folgende Unterscheidungen:

  • Einzelwaage ohne Kassenanbindung
  • Thekenwaagen mit Info-Display für den Kunden
  • Selbstbedienungswaagen zum Beispiel für den Obst- und Gemüsebereich
  • Checkout Waagen am Kassenplatz, auch als Einbauversion in die Theke
  • Hängewaagen mit Schütte um Artikel einzuschütten und abzuwiegen
Kassenwaage Checkout

Kassenwaage Checkout

 

Der X-Bericht für Zwischenberichte am Tag an Deiner Kasse!

X-Bericht

Wie der Name sagt, kannst Du den X-Bericht x-beliebig am Tag an Deinem Kassensystem anzeigen oder ausgedrucken lassen. der X-Bericht an Deiner Kasse ist sozusagen ein Zwischenbericht.

Das ist zum Beispiel ideal wenn z.B. Schichtwechsel ist, aber die Kasse noch weiter benutzt wird, um die einzelnen Kassenmitarbeiter abzurechnen.

Im Gegensatz zum Z-Bericht, bei dem der Tageszähler zurückgestellt wird, hat der X-Bericht keinen Einfluß auf den Speicher. Dient Dir also nur als Information, wie viel Artikel gerade schon verkauft wurden, oder wie viele Umsatz bisher in den letzten Stunden gemacht worden ist.

Muster eines X-Berichtes an einer CASIO Registrierkasse

Muster eines X-Berichtes an einer CASIO Registrierkasse

Als nächstes solltest Du Dir den Z-Bericht anschauen. Infos zum Z-Bericht findest Du hier:

Was ist eigentlich der Z-Bericht bei Kassen?

Z-Bericht

Das Beste kommt zum Schluss. Der Z-Bericht ist im Gegensatz zum X-Bericht, der X-beliebig oft abgerufen werden kann, der letzte Bericht am Tag, den Du dann auch beim Finanzamt angeben musst.

Im Kassen Z-Bericht erscheint dann Dein Tages-Umsatz, oftmals mit einer Artikelliste aufgelistet, sowie der Liste der Mitarbeiter, die an Deiner Kasse heute gearbeitet haben.

Wenn Du eine automatische Auswertung an Deiner Kasse hast, dann hilft Dir dies auch Umsatztrends, Renner- und Penner zu erkennen und Ungereimtheiten an der Kasse aufzudecken.

Hier ein Beispiel für einen Z-Bericht von einer Registrierkasse. Je nach Kassenhersteller sehen die Z-Berichte dennoch unterschiedlich aus. Der Kassenhändler zeigt Dir dann die einzelnen Punkte aus dem Z-Bericht, der für Dich wichtig ist.

Muster eines Z-Berichtes an einer Registrierkasse

Muster eines Z-Berichtes an einer Registrierkasse